VER | TRAU | EN, das – Substantiv, Neutrum – festes Überzeugtsein von der Verlässlichkeit, Zuverlässigkeit einer Person, Sache

Leistungen rund um die Akteneinlagerung und Verwaltung

MAMMUT Office Solutions ist Ihr Full-Service-Partner für datenschutzsichere Archivierung, Digitalisierung und Vernichtung aller Geschäftsunterlagen.

Aktenarchivierung im sicheren MAMMUT-Lager

Trotz des digitalen Vormarschs elektronischer Dokumentenmanagementsysteme leben wir in einer hybriden Arbeitswelt, aus der Papier nicht wegzudenken ist. Das Medium Papier hat eine unübertroffene Langlebigkeit, denn es unterliegt nicht den ständigen Medienwechseln elektronischer Sicherungen und somit der Gefahr des Datenverlustes bei aufwendigen und teuren Migrationen. Zudem ist Papier auch bei Systemausfällen immer verfügbar und lässt sich weit schwieriger manipulieren oder stehlen.

Wir archivieren zentral bei Hamburg und bedienen von hier auch unsere Kunden in Schleswig-Holstein, Mecklenburg-Vorpommern und Niedersachen. Über unser bundesweites Partnernetzwerk können wir zusätzlich überregionale Einlagerungsprojekte realisieren. Unsere ausgefeilte Aktenlogistik ermöglicht selbst für hochfrequentierte Aktenarchive die mehrmals tägliche Anlieferung von Wunschakten oder die digitale Übermittlung binnen weniger Minuten als Scan on Demand.

Datenschutzkonforme und sichere Aufbewahrung bei MAMMUT

Sämtliche Dokumente werden im Archiv mit dem gleich hohen Sicherheitsanspruch und datenschutzkonform eingelagert. Alarm-, Brandmelde- und Videoüberwachungssysteme stellen nur einen Teil unseres Sicherheitskonzeptes dar, von dem Sie sich jederzeit persönlich vor Ort überzeugen können. Die Kartons lagern in unseren Archiven anonymisiert und sind lediglich durch einen Kartonbarcode registriert. Dies ist Teil unseres ausgeklügelten Sicherheitskonzepts.

Wir sind nur so gut wie unsere sorgfältig ausgewählten Mitarbeiter, deshalb schulen wir permanent und bilden aus, denn wir wollen verantwortungsvolle, selbstbewusste und engagierte Kollegen. Unsere Mitarbeiter sind ausnahmslos auf das Datengeheimnis sowie auf die Wahrung von Geschäftsgeheimnissen schriftlich verpflichtet worden. Polizeiliche Führungszeugnisse werden im regelmäßigen Turnus abgefordert.

Altarchive scannen oder die Aktenordner doch lieber archivieren?

Wir können beides. Da wir die physische Aktenlagerung und das Scannen von Dokumenten anbieten und sich somit für uns die Frage des „entweder oder“ nicht stellt, beraten wir im Interesse des Kunden. Betrachtet man nüchtern die Kostenseite, können Sie - für den Preis einer digitalisierten Akte - Ihren Ordner für ca. 30 Jahre physisch bei uns einlagern, was sich bei einer durchschnittlichen zehnjährigen gesetzlichen Aufbewahrungsfrist schnell rechnet.

Da sich bereits in vielen Unternehmen Dokumentenmanagementsysteme etabliert haben, archivieren wir die Altablagen physisch und stellen Wunschakten oder einzelne Wunschdokumente digital als Scan on Demand bedarfsgerecht zur Verfügung, ein sogenanntes Hybridkonzept.

Bedarfsgerechte und schnelle Bereitstellung Ihrer Akten

Aktenanforderungen werden regulär innerhalb von 24 Stunden ausgeführt, im Expressservice innerhalb weniger Stunden und als Scan on Demand binnen weniger Minuten. Und das Ganze ohne Einschaltung von Subunternehmern.

Wir überwachen Ihre Aufbewahrungsfristen

Selbstverständlich übernehmen wir auch die Überwachung der Aufbewahrungsfristen für Sie, damit kein Ordner länger archiviert wird, als Sie es wünschen oder der Gesetzgeber es vorsieht. Nachdem Sie systemseitig über den Auslauf Ihrer Fristen informiert wurden, können Sie nach dem Zwei- oder Vieraugenprinzip Vernichtungsaufträge erteilen. Die Unterlagen werden zertifiziert und protokolliert nach DIN 66399 rückinformationssicher vernichtet. Ihr Aktenbestand reduziert sich und somit automatisch Ihre Mietkosten.

Archivierung nach Ihrem Bedarf

Akten zur Einlagerung bestehen nicht nur aus Ordnern. Wir kennen viele Formate, z.B. Hängeregistermappen, Zeichnungen, Baupläne, Röntgenbilder, EDV Journale, historische Bücher, Bilder, Karteikarten und vieles mehr. Für viele Archivalien halten wir spezielle Umverpackungen vor, die eine langlebige und platzoptimierte Archivierung ermöglichen. Für historische Akten gibt es ein umfangreiches Portfolio an säurefreien Mappen und Kartonagen, die sämtliche Auflagen einer Langzeitarchivierung erfüllen.

Die richtige Verpackung

Aufgrund jahrelanger Erfahrung und in Zusammenarbeit mit renommierten Herstellern aus der Industrie haben wir standardisierte Archivkartons konzipiert, die für die Einlagerung von Schriftgut besonders geeignet sind. Wir können Ihnen eine breite Palette an Verbrauchsmaterialien anbieten, von säurefreien Langzeitarchivkartons bis zu individualisierten Sonderanfertigungen mit Ihrem Firmenlogo.

Für Sonderformate, wie beispielsweise Hängeregister, stellen wir spezielle Einsätze für die Archivkartons zur Verfügung. Bei der Übernahme von Altarchiven übernehmen wir selbstverständlich bereits vorhandene Aktenkartons, sofern diese stabil und stapelbar sind, sodass Sie diese nicht kostenpflichtig austauschen müssen.

Behalten Sie den Überblick

Bei uns archivierte Akten können Sie bequem mit unserer Archivsoftware verwalten.

Die Software zählt zu den modernsten und anwenderfreundlichsten Applikationen am europäischen Markt. Akten nach Unternehmensvorgaben über unser Portal erstellen oder Dokumente intern verleihen sind nur einige Features, die wir Ihnen anbieten können.

Obwohl unser zugangsgesichertes Portal viele Individualszenarien der Archivierung abbilden kann, ist die Grundversion doch eine pragmatische und einfache Lösung, denn schließlich wollen viele Kunden lediglich Ihre Akten bei Bedarf bestellen können - und zwar einfach und unkompliziert. Für Kunden, die mehr wollen, bietet die Software nahezu unbegrenzte Möglichkeiten, die wir Ihnen gern in einem persönlichen Gespräch vorstellen.

Abholung, Neueinlagerung und Aktenforderung

Ob Abholung Ihrer Akten, Anlieferung bei Anforderung oder einer Neueinlagerung im MAMMUT Archiv – alle Transporte erfolgen in gesicherten, geschlossenen Fahrzeugen mit festen Aufbauten und ohne Einschaltung von Subunternehmen.

So sind Ihre Dokumente jederzeit sicher, geschützt und gelangen datenschutzkonform an den Bestimmungsort. Den Transport können Sie telefonisch, per E-Mail oder bequem über unser Portal buchen. Wir sind schnell, sicher und flexibel.

Möchten auch Sie von der Einlagerung in unserem Archiv profitieren? Gern zeigen wir Ihnen unsere Möglichkeiten in einem persönlichen Gespräch.

Digitalisierung Ihrer Dokumente

Neben der physischen Aufbewahrung von Dokumenten können wir Ihre Akten auch digitalisieren. Durch die Digitalisierung Ihrer Dokumente und Akten arbeiten Sie effizient und bleiben flexibel.

Die Digitalisierung umfasst:

  • Das Scannen von Dokumenten
  • Die Datenerfassung
  • Die Bereitstellung digitalisierter Inhalte als Scan on Demand (bei physischer Akteneinlagerung)

Es können einzelne Belege, Teilakten oder gesamte Akten digital verarbeitet werden. Zur vereinfachten Recherche können wir die Inhalte einer OCR-Verarbeitung unterziehen, die Ihnen eine bequeme Suche innerhalb einer Akte oder eines Gesamtbestandes ermöglicht.

Nachdem Ihre Dokumente digitalisiert sind, haben Sie die Wahl:

  • Lagern Sie die zugehörigen papierhaften Dokumente in unserem sicheren Lager ein.
  • Lassen Sie die Dokumente gemäß der DIN 66399 und den Sicherheitsstandards des Bundesdatenschutzgesetzes vernichten.
  • Erhalten Sie Ihre Dokumente zur Aufbewahrung in Ihrem Hause zurück.

MAMMUT Office Solutions ist Ihr Spezialist für die physische und digitale Archivierung. Gern machen wir Ihnen ein persönliches Angebot!

Aktenvernichtung nach DIN 66399

Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können Sie Ihre Aktenbestände vernichten lassen. Sofern gewünscht, übernehmen wir dies automatisch für alle Akten, die Sie bei uns eingelagert haben.

Professionelle Aktenvernichtung durch MAMMUT Hamburg

Die Vernichtung Ihrer vertraulichen Dokumente übernimmt unser spezialisiertes Partnerunternehmen MAMMUT Hamburg. Ihre Akten werden in verschlossenen Sicherheitsbehältern durch speziell geschultes Personal zum kameraüberwachten Sicherheitsbereich des Betriebsgeländes in Norddeutschland transportiert. Hier erfolgt taggleich die Aktenvernichtung nach höchsten Sicherheits- und Qualitätsstandards gemäß Bundesdatenschutzgesetz bis hin zur Schutzklasse 3 der DIN 66399.

Zertifizierter und umweltgerechter Datenschutz

Im Anschluss erhalten Sie ein Zertifikat, das Ihnen die datenschutzkonforme Vernichtung Ihrer Dokumente bestätigt. Das zurückbleibende Material wird zu Papierballen gepresst, die für die regionale Produktion von Recycling-Büropapier erneut zum Einsatz kommen. Somit verbinden Sie Daten- mit Umweltschutz bei der Aktenvernichtung mit MAMMUT Hamburg. Haben Sie weitere Fragen zu diesem Thema? Sprechen Sie uns gern an!

Übrigens: Auch die sichere Vernichtung von Datenträgern wie Festplatten, USB-Sticks oder Scheckkarten gemäß DIN 66399 übernehmen wir gern für Sie.