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Häufig gestellte Fragen

Für die externe Einlagerung gibt es viele Vorteile in den Bereichen:

  • Ressourcengewinn
  • Reduzierung von Personalkosten
  • Hohe Sicherheit
  • Kompromissloser Datenschutz
  • Kostenabrechnung nach tatsächlichem Aufwand

Hier erfahren Sie mehr.

Zu unseren Kunden zählen Kleinstunternehmen, Steuerkanzleien, Rechtsanwaltssozietäten und auch internationale Großkonzerne, die wir in der weltweiten Datenlogistik unterstützen. Wir betrachten die Anforderungen und Wünsche unserer Kunden sehr genau und entwickeln bei Bedarf individualisierte Archivierungskonzepte.

Unser Archiv befindet sich am Stadtrand von Hamburg.

Wir bedienen von unserem Zentrallager aus Kunden in Hamburg, Schleswig-Holstein, Mecklenburg-Vorpommern und Niedersachen. Über unser bundesweites Partnernetzwerk können wir ebenfalls überregionale Einlagerungsprojekte realisieren.

Die Einlagerung von Akten geschieht in Anlehnung an die DIN ISO 11799 (Anforderungen an die Aufbewahrung von Archiv- und Bibliotheksgut). Das Archivlager ist ein Solitärgebäude, solide, trocken und zugangsgesichert. Die Betriebsstätte verfügt über modernste technische und organisatorische Sicherheitseinrichtungen, wie z.B. Videoüberwachung, Alarmanlagen, Brandmeldeanlagen und elektronische Zugangskontrollen.

Alle Mitarbeiter sind auf das Datengeheimnis verpflichtet, die polizeilichen Führungszeugnisse werden regelmäßig abgefordert und die Mitarbeiter qualitativ geschult. Alle Dienstleistungen werden ohne Einschaltung von Subunternehmern erbracht.

Die Einlagerung erfolgt in nur fünf Schritten:

  • Aufnahme Ihrer Anforderungen und Bedürfnisse
  • Zusendung eines transparenten Angebots, welches einen Budgetpreis für die Übernahme Ihrer Altakten sowie die laufenden Kosten beinhaltet
  • Gegebenenfalls Ernennung eines Projektleiters und Abstimmung mit einem Mitarbeiter aus Ihrem Hause
  • Verpacken der Akten und sicherer Transport in geschlossenen Fahrzeugen zu unserem Sicherheitsarchiv
  • Etikettieren der Akten und Kartons nach Ihren Vorgaben → individuelle Katalogisierung

Wenn Ihr Unternehmen lediglich eine schlanke Abholung und externe Akteneinlagerung ohne Zusatzleistungen wünscht, entfällt dieser Ablauf.

Wir übernehmen die Überwachungen der Aufbewahrungsfristen für Sie, damit kein Ordner länger archiviert wird, als Sie es wünschen oder der Gesetzgeber es vorsieht. Unser Portal informiert Sie automatisiert über den Auslauf von Fristen. Bequem können Sie nach dem Zwei- oder Vier-Augenprinzip Vernichtungsaufträge erteilen.

Wir kennen viele Formate, die eingelagert werden können, zum Beispiel:

  • Aktenordner
  • Hängeregistermappen
  • Zeichnungen
  • Baupläne
  • Röntgenbilder
  • EDV-Journale
  • Historische Bücher
  • Bilder
  • Karteikarten
  • Werbemittel
  • Zeitschriften und Kataloge
  • und vieles mehr

Für viele Archivalien halten wir spezielle Umverpackungen vor, die eine langlebige und platzoptimierte Archivierung ermöglichen. Für historische Akten gibt es ein umfangreiches Portfolio an säurefreien Mappen und Kartonagen, die sämtliche Auflagen einer Langzeitarchivierung erfüllen.

Gern übernehmen wir auch die Digitalisierung Ihrer Akten. Die Daten können Sie bequem im passwortgeschützten Bereich unserer Archivsoftware abrufen.

Eingelagerte Dokumente können mithilfe unserer modernen und anwenderfreundlichen Archivsoftware verwaltet werden. Die Software ist eine pragmatische Lösung, mit der Sie den Überblick behalten und sieht zahlreiche Individualisierungsmöglichkeiten für Ihren Bedarf vor.

Das MAMMUT Archivportal ist eine browserbasierte Onlineplattform, die legitimierte Personen über eine SSL-verschlüsselte Leitung unter Eingabe von Benutzernamen und Passwort erreichen können.

Das Portal bietet eine optimale Übersicht der ausgelagerten Archivbestände. Bei Bedarf kann das System in kundeneigener CI zur Verfügung gestellt werden.

Unser Hol- und Bringservice garantiert Ihnen den Zugriff auf Ihre eingelagerten Akten innerhalb von 24 Stunden bzw. einen Express Hol- und Bringservice innerhalb von wenigen Stunden von Montag bis Freitag.

Unsere ausgefeilte Aktenlogistik ermöglicht selbst für hochfrequentierte Aktenarchive die mehrmals tägliche Anlieferung von Wunschakten oder die digitale Übermittlung binnen weniger Minuten als Scan on Demand.